Cara Bikin Accountability Chart yang Jelas untuk Tim

Anda pernah mengalami ini? Ada masalah urgent di bisnis, tapi tidak ada yang merasa bertanggung jawab untuk menyelesaikannya. Atau sebaliknya, setiap kali ada keputusan harus dibuat, semua orang menunggu Anda sebagai owner untuk decide.

Masalahnya bukan pada orangnya. Masalahnya, sistem accountability di bisnis Anda belum jelas. Tidak ada yang tahu siapa yang sebenarnya bertanggung jawab atas apa, dan apa standar keberhasilan dari tanggung jawab itu.

Inilah kenapa bisnis yang sedang scaling memerlukan accountability chart, bukan sekadar org chart biasa.

Apa Itu Accountability Chart?

Accountability chart adalah peta yang menunjukkan siapa bertanggung jawab atas fungsi atau hasil apa di bisnis Anda. Bukan sekadar siapa lapor ke siapa (itu org chart), tapi siapa yang benar-benar accountable untuk memastikan sesuatu terjadi.

Menurut Scaling Up Coaches, accountability chart fokus pada fungsi bisnis kritis dan memastikan setiap fungsi punya satu orang yang jelas bertanggung jawab atas performanya.

Bedanya dengan org chart tradisional:

• Org chart menunjukkan struktur hierarki, siapa atasan siapa, siapa lapor ke siapa
• Accountability chart menunjukkan siapa yang deliver hasil apa, siapa yang bertanggung jawab kalau revenue turun atau customer churn naik

Contoh konkret: di org chart, Anda punya 1 Manager Operasional dan 2 Staff Operasional. Tapi di accountability chart, Anda tahu bahwa Manager Operasional itu bertanggung jawab atas 3 fungsi: inventory accuracy di atas 95%, fulfillment time maksimal 2 hari, dan supplier relationship yang stabil. Kalau salah satu dari tiga itu gagal, jelas siapa yang harus Anda ajak bicara.

Baca juga: Bisnis Jalan Tanpa Owner: Cara Membangun Sistem yang Tidak Bergantung Pada Anda

Kenapa Org Chart Saja Tidak Cukup

Banyak owner UKM berhenti di org chart. Sudah bikin struktur, sudah assign posisi, sudah clear siapa atasan siapa. Tapi masalahnya tetap ada:

Revenue turun bulan ini, siapa yang accountable? Kalau di org chart cuma ada Sales Manager, tapi tanggung jawabnya tidak jelas apakah revenue, lead generation, atau customer retention, Anda tidak bisa hold siapa-siapa accountable.

Customer complaint meningkat, siapa yang harus fix? Kalau Anda cuma punya "Customer Service Lead" tanpa KPI jelas tentang complaint resolution time atau customer satisfaction score, tidak ada yang bisa Anda ukur.

Ada peluang partnership baru, siapa yang execute? Kalau fungsi Business Development tidak jelas siapa yang pegang, peluang ini akan hilang karena semua orang sibuk dengan tugasnya masing-masing.

Org chart hanya menunjukkan posisi. Accountability chart menunjukkan ownership atas hasil.

Tanpa accountability yang jelas, Anda akan terus menjadi bottleneck, karena semua keputusan dan semua masalah akhirnya kembali ke Anda.

Baca juga: Struktur Organisasi UKM Saat Scaling: Kapan Harus Menambah Layer?

FACe Chart: Function Accountability Chart dari Scaling Up

Salah satu framework accountability paling powerful untuk bisnis yang scaling adalah FACe, atau Function Accountability Chart, dari metodologi Scaling Up yang dikembangkan oleh Verne Harnish.

Apa itu FACe?

FACe adalah alat yang memetakan semua fungsi bisnis kritis ke satu orang yang bertanggung jawab atas fungsi itu. Prinsip dasarnya sederhana tapi powerful:

1. Setiap fungsi bisnis harus punya satu dan hanya satu orang yang accountable
2. Tidak ada fungsi tanpa pemilik
3. Tidak ada orang yang overload dengan terlalu banyak fungsi kritis

Berbeda dengan org chart yang fokus ke hierarki, FACe fokus ke fungsi. Dalam bisnis UKM, satu orang memang bisa megang beberapa fungsi sekaligus, itu wajar. Yang penting, untuk setiap fungsi, jelas siapa yang bertanggung jawab penuh.

Sumber: Unsplash

Cara kerja FACe:

1. List semua fungsi bisnis Anda, bukan posisi, tapi fungsi. Misalnya: Sales & Lead Generation, Customer Success, Product Development, Finance & Cash Flow, Marketing, HR & Recruitment, Operations & Fulfillment, Strategic Partnerships.

2. Assign satu nama untuk setiap fungsi. Boleh satu orang megang 2-3 fungsi, tapi harus jelas. Jangan ada fungsi yang "bersama-sama kita handle", karena itu artinya tidak ada yang benar-benar handle.

3. Tentukan 2-3 KPI untuk setiap fungsi. Ini yang membedakan FACe dari org chart biasa. KPI ini adalah cara Anda hold orang accountable. Misalnya, fungsi Sales punya KPI: monthly revenue target, conversion rate, average deal size.

4. Review secara berkala. FACe bukan dokumen sekali jadi. Setiap quarter, review: apakah fungsi masih relevan? Apakah orang yang pegang masih tepat? Apakah ada fungsi baru yang perlu ditambahkan?

Contoh FACe untuk UKM F&B yang punya 8 orang:

Fungsi	Accountable	KPI
Sales & Revenue	Owner	Monthly revenue, repeat customer rate
Marketing & Brand	Marketing Lead	Social media engagement, lead generation
Product Development	Head Chef	Menu innovation, food cost %
Operations & Fulfillment	Operations Manager	Order accuracy, delivery time
Finance & Cash Flow	Owner	Cash runway, gross margin
HR & Team Development	Operations Manager	Employee retention, training completion
Customer Experience	Customer Service Lead	NPS score, complaint resolution time
Strategic Partnerships	Owner	Number of partnerships, partnership revenue

Perhatikan: Owner megang 3 fungsi (Sales, Finance, Strategic Partnerships), Operations Manager megang 2 fungsi (Operations dan HR). Itu wajar untuk tim kecil. Yang penting, setiap fungsi jelas siapa yang accountable, dan setiap orang tahu apa KPI yang harus dia deliver.

Baca juga: Apa Itu Business Operating System dan Kenapa Bisnis Anda Butuh Ini

Perbandingan Tools Accountability

Ada beberapa framework accountability yang bisa Anda pakai. Masing-masing punya kekuatan dan use case yang berbeda.

Tool	Fokus	Kapan Pakai	Kelebihan	Kekurangan
Org Chart	Hierarki & reporting line	Setup struktur organisasi	Mudah dipahami, visual jelas	Tidak menunjukkan tanggung jawab hasil
RACI Matrix	Role clarity per task/project	Project besar atau cross-functional	Detail per aktivitas	Terlalu granular untuk daily ops
FACe (Scaling Up)	Functional accountability	Bisnis 5-50 orang yang scaling	Fokus fungsi bisnis kritis, scalable	Butuh disiplin review quarterly
EOS Accountability Chart	Seat & GWC (Get it, Want it, Capacity)	Implementasi EOS framework	Sederhana, mudah diintegrasikan dengan EOS	Kurang detail di fungsi granular

Rekomendasi:

• Bisnis 1-5 orang: Mulai dari FACe sederhana, cukup list 6-8 fungsi utama
• Bisnis 5-20 orang: FACe + RACI untuk project besar (kombinasi keduanya)
• Bisnis 20+ orang: FACe di level leadership, RACI untuk project, org chart untuk struktur

Jangan coba pakai semua tools sekaligus. Mulai dari yang paling simpel dulu, FACe, lalu tambahkan tools lain kalau memang butuh.

Baca juga: RACI Matrix untuk UKM: Siapa Ngapain di Setiap Project

5 Langkah Membuat Accountability Chart untuk UKM

Berikut langkah praktis membuat accountability chart untuk bisnis Anda. Anda bisa selesaikan dalam 1-2 jam.

Langkah 1: List Semua Fungsi Bisnis Anda

Bukan posisi, tapi fungsi. Fungsi adalah area tanggung jawab yang harus ada di bisnis Anda agar bisnis jalan.

Contoh fungsi standar:

• Sales & Revenue Generation
• Marketing & Brand Awareness
• Customer Success & Retention
• Product/Service Delivery
• Finance & Cash Management
• HR & Team Development
• Operations & Process
• Technology & Systems (kalau bisnis Anda tech-driven)

Tambahkan fungsi spesifik untuk industri Anda. Kalau F&B, mungkin perlu "Supply Chain & Vendor Management". Kalau retail, mungkin "Inventory & Merchandising".

Target: 8-12 fungsi. Jangan terlalu banyak, jangan terlalu sedikit.

Langkah 2: Assign Satu Nama Per Fungsi

Untuk setiap fungsi, tentukan satu orang yang accountable. Boleh satu orang megang beberapa fungsi, tapi setiap fungsi harus punya satu owner yang jelas.

Aturan:

• Tidak boleh ada fungsi tanpa owner
• Tidak boleh ada fungsi dengan 2 owner (kalau 2 orang sama-sama accountable, artinya tidak ada yang accountable)
• Kalau 1 orang megang lebih dari 4 fungsi, itu red flag, Anda mungkin perlu hire atau redistribute

Langkah 3: Definisikan 2-3 KPI Per Fungsi

Ini yang membuat accountability chart bukan sekadar dokumen, tapi alat manajemen. Untuk setiap fungsi, tentukan 2-3 KPI yang jelas dan measurable.

Contoh:

• Sales & Revenue: Monthly revenue, conversion rate dari lead ke deal
• Customer Success: NPS score, customer retention rate
• Operations: Fulfillment time, error rate
• Finance: Gross margin, cash runway (bulan)

KPI ini yang akan Anda review setiap minggu atau setiap bulan untuk hold orang accountable.

Baca juga: KPI untuk UKM: Panduan Lengkap Memilih dan Melacak Metrik yang Tepat

Langkah 4: Validasi – Tidak Ada Gap, Tidak Ada Overload

Setelah mapping selesai, lakukan validasi:

Cek gap: Apakah ada fungsi kritis yang tidak ada ownernya? Misalnya, bisnis Anda butuh fungsi "Strategic Partnerships" tapi tidak ada yang assigned, itu gap. Assign ke seseorang atau Anda sendiri, jangan dibiarkan kosong.

Cek overload: Apakah ada orang yang megang terlalu banyak fungsi kritis? Kalau 1 orang megang 5-6 fungsi, kemungkinan besar dia akan overwhelmed dan tidak ada fungsi yang berjalan optimal. Redistribute atau hire.

Cek clarity: Tanyakan ke setiap orang: "Apakah Anda jelas dengan fungsi yang Anda pegang dan KPI yang harus Anda deliver?" Kalau ada yang masih bingung, perbaiki.

Langkah 5: Review Setiap Quarter

Accountability chart bukan dokumen statis. Setiap quarter, lakukan review:

• Apakah ada fungsi baru yang perlu ditambahkan karena bisnis berkembang?
• Apakah ada orang yang perlu pindah fungsi karena skill atau interest berubah?
• Apakah KPI masih relevan atau perlu disesuaikan?

Quarterly review ini memastikan accountability chart tetap hidup dan relevan dengan kondisi bisnis Anda.

Menghubungkan Accountability Chart dengan Sistem Lain

Accountability chart bukan tool yang berdiri sendiri. Dia paling powerful kalau terhubung dengan sistem manajemen lain di bisnis Anda.

1. Accountability Chart + RACI Matrix

FACe menunjukkan siapa yang accountable di level fungsi bisnis. RACI menunjukkan siapa yang responsible, accountable, consulted, informed di level task atau project spesifik.

Gunakan FACe untuk clarity di level strategis, gunakan RACI untuk clarity di level eksekusi project. Misalnya, FACe menunjukkan Head of Marketing accountable untuk "Brand Awareness". Tapi untuk project spesifik "Peluncuran Kampanye Ramadan", Anda bisa buat RACI matrix yang lebih detail.

Baca juga: RACI Matrix untuk UKM: Siapa Ngapain di Setiap Project

2. Accountability Chart + KPI Dashboard

Setiap fungsi di accountability chart punya 2-3 KPI. KPI ini harus di-track di dashboard yang bisa dilihat real-time.

Kalau Anda pakai spreadsheet, buat satu tab untuk KPI dashboard. Kalau pakai tools seperti Notion atau Google Data Studio, buat dashboard visual yang update otomatis.

Dalam weekly meeting, setiap orang report progress KPI mereka. Ini yang membuat accountability chart bukan pajangan, tapi alat kerja.

3. Accountability Chart + Meeting Rhythm

Accountability tanpa forum untuk review itu sia-sia. Hubungkan accountability chart dengan meeting rhythm yang jelas:

• Weekly meeting: Setiap orang report progress KPI mereka, highlight issue, minta bantuan kalau stuck
• Monthly review: Review performa per fungsi, apakah KPI tercapai, apa yang perlu diperbaiki
• Quarterly planning: Review apakah struktur accountability masih tepat, apakah perlu adjustment

Meeting rhythm ini yang memastikan accountability chart dipakai, bukan sekadar dokumen di Google Drive yang tidak pernah dibuka lagi.

4. Accountability Chart + Delegasi

Salah satu masalah owner UKM adalah kesulitan delegasi. Kenapa? Karena tidak jelas siapa yang bertanggung jawab atas apa.

Dengan accountability chart yang jelas, delegasi jadi lebih mudah. Anda tahu bahwa fungsi Customer Success dipegang oleh Customer Service Lead. Kalau ada complaint, Anda tidak perlu handle sendiri, Anda bisa delegate dengan jelas: "Ini tanggung jawab Anda, KPI Anda adalah complaint resolution dalam 24 jam, go handle it."

Baca juga: Cara Delegasi yang Benar untuk UKM: Dari Task ke Ownership

Kalau Anda serius ingin membangun sistem operasional yang solid di bisnis Anda, cek BOS by Founderplus. Program mentoring 2 bulan ini akan bantu Anda membangun accountability system, delegation framework, dan operating rhythm yang bikin bisnis jalan tanpa Anda harus mikromanage setiap hari.

Kesalahan Umum dalam Implementasi Accountability Chart

Kesalahan 1: Terlalu Banyak Orang "Accountable" untuk Satu Hal

Ini kesalahan paling sering. Anda bikin accountability chart, tapi untuk 1 fungsi, ada 2-3 orang yang listed sebagai "accountable". Misalnya, fungsi "Customer Satisfaction" dipegang oleh Customer Service Lead dan Operations Manager.

Akibatnya? Tidak ada yang benar-benar accountable. Kalau ada masalah, semua orang saling lempar: "Saya pikir dia yang handle, saya sudah kasih tahu dia kok."

Solusi: Prinsip one function, one owner. Kalau memang butuh kolaborasi, gunakan RACI. Tetapkan satu orang sebagai Accountable, yang lain bisa jadi Responsible atau Consulted, tapi hanya ada satu orang yang Anda hold accountable untuk hasil akhir.

Kesalahan 2: Accountability Tanpa KPI

Accountability chart yang cuma list fungsi dan nama, tanpa KPI, itu tidak berguna. Karena tidak ada cara untuk ukur apakah orang itu deliver atau tidak.

Misalnya, Anda assign "Marketing" ke Marketing Lead. Tapi tidak ada KPI. Artinya, Anda tidak bisa tahu apakah dia berhasil atau gagal. Apakah target marketing lead generation? Brand awareness? Social media engagement? Kalau tidak clear, tidak ada accountability.

Solusi: Setiap fungsi wajib punya 2-3 KPI yang measurable. Kalau Anda kesulitan menentukan KPI untuk suatu fungsi, itu red flag bahwa fungsi itu mungkin terlalu abstrak. Pecah jadi fungsi yang lebih spesifik.

Kesalahan 3: Accountability Chart Tidak Pernah Di-Review

Banyak owner bikin accountability chart sekali, lalu tidak pernah disentuh lagi. Bisnis berkembang, tim berubah, tapi accountability chart masih versi 6 bulan lalu.

Akibatnya, ada fungsi baru yang muncul tapi tidak ada ownernya. Atau ada orang yang sudah resign tapi namanya masih di chart. Accountability chart jadi tidak relevan, dan akhirnya tidak dipakai.

Solusi: Quarterly review wajib. Set reminder di kalender, setiap quarter, review accountability chart bersama tim leadership. Apakah masih relevan? Apakah perlu adjustment? Apakah ada fungsi baru yang perlu ditambahkan?

Baca juga: Weekly Review untuk UKM: Cara Evaluasi Mingguan yang Efektif

FAQ

Apa itu accountability chart dan bedanya dengan org chart biasa?

Org chart menunjukkan hierarki dan siapa lapor ke siapa. Accountability chart lebih dari itu, menunjukkan fungsi apa yang menjadi tanggung jawab setiap orang dan apa result yang harus mereka deliver. Accountability chart fokus ke outcome, bukan sekadar posisi.

Apa itu FACe (Function Accountability Chart) dan dari mana asalnya?

FACe adalah tool dari framework Scaling Up (Verne Harnish) yang memetakan setiap fungsi bisnis ke satu orang yang accountable. Prinsipnya: setiap fungsi harus punya satu dan hanya satu orang yang bertanggung jawab atas hasilnya. Tidak ada fungsi tanpa pemilik, dan tidak ada pemilik yang overload.

Bisnis saya cuma 5 orang, apakah perlu accountability chart?

Justru di tim kecil inilah accountability chart paling penting. Karena satu orang merangkap banyak fungsi, tanpa kejelasan, semua orang melakukan sedikit dari segala hal tapi tidak ada yang benar-benar bertanggung jawab atas hasilnya.

Bagaimana cara memastikan accountability chart bukan sekadar dokumen pajangan?

Hubungkan dengan 3 hal: KPI per fungsi yang di-review mingguan, weekly meeting di mana setiap orang melaporkan progress, dan quarterly review untuk evaluasi apakah pembagian fungsi masih relevan. Accountability chart yang hidup adalah yang dipakai setiap minggu.

Apa bedanya accountability chart dari EOS dan FACe dari Scaling Up?

EOS accountability chart fokus ke 3 pertanyaan per seat: GWC (Get it, Want it, Capacity to do it). FACe dari Scaling Up lebih detail, memetakan setiap fungsi bisnis secara granular. Keduanya efektif, pilih yang paling cocok dengan ukuran dan kompleksitas bisnis Anda.

Kesimpulan: Dari Chaos ke Clarity

Tanpa accountability yang jelas, bisnis Anda akan selalu chaos. Masalah akan selalu kembali ke Anda. Keputusan akan selalu menunggu Anda. Tim Anda tidak tahu siapa yang seharusnya handle apa.

Dengan accountability chart yang jelas, terutama menggunakan framework FACe, Anda membangun sistem di mana:

• Setiap fungsi bisnis punya satu owner yang jelas
• Setiap owner punya KPI yang measurable
• Setiap orang tahu apa yang menjadi tanggung jawabnya dan apa standar keberhasilan
• Anda sebagai owner bisa hold orang accountable, bukan mikromanage

Mulai sederhana. List 8-10 fungsi bisnis Anda. Assign satu nama per fungsi. Tentukan 2-3 KPI per fungsi. Review setiap quarter.

Itulah langkah pertama membangun business operating system yang bikin bisnis Anda jalan tanpa harus bergantung pada Anda setiap saat.

Kalau Anda butuh bantuan membangun accountability system yang solid di bisnis Anda, BOS by Founderplus bisa bantu. Program mentoring 2 bulan ini akan guide Anda step-by-step membangun sistem operasional, dari accountability chart, delegation framework, hingga meeting rhythm yang efektif. Cek di bos.founderplus.id.